Klauzula RODO rekrutacja, wzór i zasady przechowywania CV

Podstawa prawna przetwarzania danych kandydatów

Zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata, określa Kodeks pracy. Dotyczy to między innymi imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Dane w tym zakresie przetwarzane są w celu przeprowadzenia rekrutacji.

Inne dane, które kandydat dobrowolnie umieszcza w CV, takie jak zdjęcie czy zainteresowania, firma przetwarza za jego zgodą, która może wynikać z jednoznacznego działania, jakim jest przesłanie dokumentów. Zgoda jest też potrzebna, gdy chcesz zachować CV na potrzeby przyszłych rekrutacji. W takim przypadku podstawą jest odrębna, dobrowolna zgoda, którą kandydat może w każdej chwili cofnąć.

Ważne jest, aby nie łączyć zgody na bieżący proces ze zgodą na przyszłe rekrutacje w jednym zdaniu. Kandydat powinien móc zaakceptować pierwszą bez drugiej.

Wzór klauzuli informacyjnej do skopiowania

Poniższy tekst możesz wkleić do ogłoszenia lub formularza. Uzupełnij nawiasy własnymi danymi i dopasuj do swojej sytuacji.

Administratorem Twoich danych osobowych jest [nazwa firmy], [dane kontaktowe administratora]. Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia obecnej rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska], na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Dane przekazane dobrowolnie ponad zakres wymagany przepisami przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, która wynika z przesłania nam dokumentów aplikacyjnych.

Odbiorcami danych mogą być podmioty, które wspierają nas w prowadzeniu rekrutacji, takie jak dostawcy narzędzi do obsługi zgłoszeń i poczty, na podstawie umów powierzenia. Twoje dane przechowujemy do zakończenia rekrutacji, a po jej zakończeniu usuwamy w ciągu [liczba] dni, chyba że wyrazisz zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach. Wówczas przechowujemy je do [okres] albo do cofnięcia zgody.

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz przenoszenia danych. Zgodę możesz cofnąć w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Kontakt w sprawach danych: [adres e-mail]. Podanie danych wymaganych przepisami jest konieczne do udziału w rekrutacji, podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Jeżeli chcesz zachować CV na przyszłość, dodaj osobne, nieobowiązkowe pole z oświadczeniem: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu udziału w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez [nazwa firmy] przez okres [okres]. Wiem, że mogę cofnąć zgodę w każdej chwili.

Przechowywanie CV po zakończeniu rekrutacji

Zasada jest prosta: dane nie powinny być przechowywane dłużej, niż wymaga tego cel, w którym je zebrano. Po zakończeniu rekrutacji cel bieżącego przetwarzania wygasa, więc dokumenty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, należy usunąć, chyba że kandydat zgodził się na dalsze przechowywanie.

• Ustal stały okres usuwania danych po zakończeniu rekrutacji i zapisz go w klauzuli.
• Dla zgody na przyszłe rekrutacje określ okres, po którym poprosisz o odnowienie albo usuniesz dane.
• Usuwaj dokumenty ze wszystkich miejsc: z systemu, skrzynek pocztowych, dysków i wydruków.
• Prowadź krótki rejestr, kiedy i które dane zostały usunięte.
• Odpowiadaj na żądania kandydatów dotyczące ich danych w terminach przewidzianych przepisami.

Rozproszone CV w skrzynkach i na dyskach to najczęstszy powód problemów, bo trudno je znaleźć i usunąć. Uporządkowane przechowywanie w jednym systemie ułatwia stosowanie tych zasad, o czym piszemy także we wpisie system ATS co to jest.

Ocena CV przez AI a decyzje dotyczące kandydata

Gdy do oceny zgłoszeń używasz narzędzia z modelem AI, poinformuj o tym kandydatów w klauzuli i zadbaj o to, aby decyzja o odrzuceniu lub zaproszeniu zawsze należała do człowieka. Takie podejście ogranicza ryzyko związane z decyzjami podejmowanymi wyłącznie automatycznie.

W Lepsi model AI ocenia dopasowanie CV do wymagań i uzasadnia ocenę po polsku, ale to rekruter decyduje o kandydacie. System nigdy nie odrzuca zgłoszeń automatycznie. Opis podejścia znajdziesz na stronach AI w rekrutacji oraz bezpieczeństwo.

Lista kontrolna przed publikacją ogłoszenia

Zanim opublikujesz ogłoszenie, sprawdź kilka punktów. Masz to wszystko opisane również w poradniku jak napisać ogłoszenie o pracę i w pełnym procesie rekrutacja pracowników krok po kroku.

• Klauzula jest w ogłoszeniu lub pod linkiem przy formularzu.
• Zgoda na przyszłe rekrutacje jest osobna i dobrowolna.
• Okres przechowywania jest wpisany liczbą dni lub miesięcy.
• Wiesz, kto w firmie obsługuje żądania kandydatów.
• Dane da się usunąć z każdego miejsca, w którym są przechowywane.

Pamiętaj, że powyższy wzór i wskazówki mają charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej.