Z czego składa się koszt rekrutacji pracownika
Koszt dzieli się na wydatki bezpośrednie, które widać na fakturach, oraz czas ludzi, który łatwo przeoczyć, bo nie generuje osobnej faktury. W praktyce czas bywa większą częścią sumy.
- Ogłoszenia i promocja ofert w wybranych kanałach.
- Opłaty agencji lub doradców, jeśli ich używasz.
- Narzędzia, w tym system rekrutacyjny, testy i badania kandydatów.
- Czas rekrutera lub właściciela na czytanie CV, rozmowy telefoniczne i spotkania.
- Czas menedżera na rozmowy merytoryczne i decyzję.
- Koszty wdrożenia: przygotowanie stanowiska, szkolenia, czas opiekuna.
- Koszt wakatu, czyli to, co firma traci, gdy stanowisko pozostaje nieobsadzone.
Wzór na koszt rekrutacji pracownika
Podstawowy wzór wygląda tak.
Koszt rekrutacji = wydatki bezpośrednie + (godziny pracy osób zaangażowanych × ich koszt godziny) + koszt wdrożenia.
Wydatki bezpośrednie bierzesz z faktur za konkretną rekrutację. Godziny zbierasz z kalendarza: ile czasu zajęło przeczytanie zgłoszeń, rozmowy telefoniczne, spotkania i formalności. Koszt godziny to miesięczny koszt zatrudnienia osoby podzielony przez liczbę jej godzin pracy w miesiącu. Użyj własnych liczb z księgowości lub kadr.
Żeby zobaczyć działanie wzoru, podstaw trzy swoje wartości: kwotę z faktur za ogłoszenia, liczbę godzin wszystkich osób zaangażowanych w proces i ich średni koszt godziny. Pomnóż godziny przez stawkę, dodaj faktury i koszt wdrożenia. Wynik to koszt jednej rekrutacji w Twojej firmie. Liczby nie muszą być idealne, ważne, aby metoda była taka sama przy każdej kolejnej rekrutacji i dało się porównywać wyniki.
Koszt wakatu i koszt złej rekrutacji
Do sumy warto dodać dwie pozycje, które często pomija się w rachunku. Pierwsza to koszt wakatu: każdy tydzień, w którym stanowisko jest puste, to zadania wykonywane przez innych, nadgodziny, opóźnione projekty albo utracona sprzedaż. Oszacuj to na podstawie swoich danych, np. wartości pracy, którą wykonuje osoba na tym stanowisku.
Druga pozycja to koszt złej rekrutacji. Jeśli osoba odchodzi w okresie próbnym lub po kilku miesiącach, część kosztów trzeba ponieść ponownie: nową rekrutację, nowe wdrożenie i czas zespołu. Dlatego tańsze rekrutacje nie zawsze są tańsze w ostatecznym rozrachunku. Dobrze dobrane pytania na rozmowie ograniczają to ryzyko, a ich zestaw opisujemy we wpisie o pytaniach na rozmowie kwalifikacyjnej.
Jak obniżyć koszt rekrutacji pracownika
Skoro znasz składniki, wiesz, gdzie szukać oszczędności. Najczęściej największa część to czas ludzi na etapie selekcji, więc tam zmiany dają najwięcej.
- Precyzyjne ogłoszenie przyciąga mniej przypadkowych zgłoszeń. Zobacz wpis jak napisać ogłoszenie o pracę.
- Stałe kryteria oceny skracają czas porównywania kandydatów.
- Ocena CV przez model AI porządkuje zgłoszenia według dopasowania, więc rekruter zaczyna od najlepszych. Opisujemy to na stronie analiza CV.
- Analiza kanałów pokazuje, za które ogłoszenia warto płacić, a z których zrezygnować.
- Baza kandydatów pozwala wrócić do dobrych osób z poprzednich rekrutacji, jeśli wyrazili na to zgodę.
- Szybka decyzja zmniejsza ryzyko utraty kandydata na rzecz konkurencji.
Jak porównać koszt rekrutacji z abonamentem systemu
Kiedy znasz godziny, które pochłania selekcja, możesz sprawdzić, czy abonament systemu ma sens. Weź liczbę godzin spędzonych na czytaniu CV w jednej rekrutacji, pomnóż przez koszt godziny i porównaj z miesięczną ceną planu. Jeśli prowadzisz kilka rekrutacji równocześnie albo cyklicznie, porównanie zrób dla całego miesiąca.
W Lepsi obowiązuje wyłącznie abonament, a ocena AI każdego CV jest w cenie planu, więc kosztu nie zwiększa liczba ocenianych dokumentów. Aktualne ceny netto znajdziesz w cenniku. Jeśli zastanawiasz się, czy narzędzie w ogóle ma dla Ciebie sens, przeczytaj system ATS co to jest.
Jak mierzyć koszt rekrutacji w czasie
Jednorazowe obliczenie niewiele daje. Warto zapisywać te same wskaźniki po każdej rekrutacji: koszt całkowity, liczbę zgłoszeń, liczbę rozmów, czas od publikacji do akceptacji oferty i to, czy osoba przeszła okres próbny. Po kilku rekrutacjach zobaczysz trendy i będziesz wiedzieć, które zmiany procesu przynoszą efekt. Pełny przebieg procesu znajdziesz w poradniku rekrutacja pracowników krok po kroku.
Skróć najdroższy etap rekrutacji
Selekcja CV to zwykle najbardziej czasochłonny etap. Wklej wymagania i pierwsze CV, a Lepsi pokaże ocenę dopasowania z uzasadnieniem.