Kto odpowiada za dane kandydatów, gdy używasz ATS
Administratorem danych kandydatów jesteś ty, firma, która ogłasza rekrutację. Dostawca systemu jest podmiotem przetwarzającym, który działa na twoje polecenie. To rozróżnienie ma skutki praktyczne: potrzebujesz umowy powierzenia, musisz wiedzieć, gdzie dane są przechowywane, i to ty odpowiadasz przed kandydatem, jeśli ten poprosi o usunięcie danych albo wyjaśnienie decyzji. System, który tego nie wspiera, przerzuca na ciebie ręczną robotę, i to dokładnie tę, którą miał zlikwidować.
Osiem pytań do dostawcy systemu ATS
Zadaj je w mailu albo na rozmowie przed zakupem i zapisz odpowiedzi. Brak konkretów w którejkolwiek z nich to sygnał ostrzegawczy.
- Czy dostanę umowę powierzenia przetwarzania danych i na jakim planie? U niektórych dostawców dopiero w droższym pakiecie.
- Czy dane kandydatów są usuwane automatycznie po okresie z klauzuli RODO, czy pilnuję terminów ręcznie?
- Czy system sam odrzuca kandydatów? Jeśli tak, masz problem z art. 22 RODO.
- Czy każda ocena AI ma uzasadnienie, które mogę pokazać kandydatowi lub inspektorowi?
- Czy istnieje dziennik ocen i zdarzeń, żebym mógł odtworzyć przebieg decyzji?
- Kto widzi dane? Czy mogę rozdzielić konta rekruterów i hiring managerów?
- Czy mogę trzymać kandydata w bazie na przyszłe rekrutacje wyłącznie za jego zgodą?
- Co z danymi, gdy zrezygnuję z abonamentu? Czy dostanę eksport i potwierdzenie usunięcia?
Dlaczego automatyczne odrzucanie kandydatów to ryzyko
Art. 22 RODO daje osobie prawo nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli wywołuje ona istotne skutki. Odmowa zatrudnienia jest takim skutkiem. Dlatego bezpieczny system oceny CV działa jak asystent: wystawia wynik, uzasadnia go i pokazuje braki, ale odrzucenie wykonuje człowiek. Tak działa Lepsi, a mechanizm opisuje strona o bezpieczeństwie danych kandydatów. Przy wyborze dostawcy sprawdź, czy ma taką samą konstrukcję, a nie tylko deklarację w regulaminie.
Okres przechowywania i usuwanie CV
Dane nie mogą leżeć dłużej, niż wymaga tego cel rekrutacji. W praktyce okres wskazujesz w klauzuli w formularzu aplikacji, a system powinien usunąć dane sam, gdy ten termin minie. Wzory klauzul i zasady omawia wpis klauzula RODO w rekrutacji. Ręczne kasowanie z arkusza i poczty to pierwsze, co przestaje działać, gdy rekrutacji jest kilkanaście w roku, o czym piszemy też w porównaniu ATS czy Excel.
AI Act i ocena CV przez AI
Unijny AI Act zalicza systemy AI do selekcji kandydatów do kategorii wysokiego ryzyka, co oznacza wymagania dotyczące nadzoru człowieka, przejrzystości i dokumentowania działania. Kupując ATS z oceną AI, zapytaj dostawcę, jak realizuje te zasady: czy decyduje rekruter, czy wynik da się wyjaśnić i czy działanie systemu jest zapisywane. Jeśli rekrutujesz też cudzoziemców i potrzebujesz uporządkować formalności ich zatrudnienia, sprawdzisz je w serwisie o zatrudnianiu cudzoziemców od konsulatu do karty, ale zasady ochrony ich danych w rekrutacji są takie same jak dla wszystkich kandydatów.
Jak odpowiadamy na te pytania w Lepsi
Dane kandydatów są usuwane automatycznie po okresie z klauzuli, a baza kandydatów powstaje wyłącznie za zgodą kandydata. Ocena AI to wynik od 0 do 100 z listą spełnionych i brakujących wymagań, a odrzucenie wykonuje rekruter. Każda ocena trafia do dziennika. W planie Enterprise (od 5 990 zł netto miesięcznie) dochodzą umowa powierzenia do pobrania w koncie, SSO, role i uprawnienia oraz SLA 99,9 procent. Plany Start (590 zł), Zespół (1 490 zł) i Agencja (3 490 zł) netto miesięcznie mają ocenę AI w cenie, a pełne porównanie dostawców jest w zestawieniu systemów ATS.
Czy system ATS musi mieć umowę powierzenia danych?
Tak. Dostawca przetwarza dane kandydatów w twoim imieniu, więc potrzebujesz umowy powierzenia przetwarzania danych. W Lepsi jest ona do pobrania w koncie w planie Enterprise.
Czy system ATS może sam odrzucać kandydatów?
Prawnie to ryzykowne, bo art. 22 RODO chroni przed decyzjami podejmowanymi wyłącznie automatycznie. Bezpieczniej wybrać system, w którym AI ocenia i uzasadnia, a odrzuca człowiek.
Jak długo można przechowywać CV kandydatów?
Tyle, ile wskazano w klauzuli RODO w formularzu aplikacji i ile wymaga cel rekrutacji. Dłużej tylko za zgodą kandydata, na przykład do bazy na przyszłe rekrutacje.
Czy mogę sprawdzić ocenę AI przed zakupem?
Tak. W demo na stronie głównej oceniasz jedno CV bez karty i bez rejestracji, a plik jest usuwany zaraz po ocenie.