Kiedy Excel w rekrutacji w zupełności wystarcza
Arkusz sprawdza się przy pojedynczych rekrutacjach. Jeśli zatrudniasz trzy do pięciu osób rocznie, ogłoszenia dostają po kilkanaście zgłoszeń, a cały proces prowadzi jedna osoba, kolumny z imieniem, źródłem, datą kontaktu i statusem wystarczą. Nie ma sensu płacić abonamentu za coś, czego nie wykorzystasz. W tej skali problemem nie jest narzędzie, tylko to, żeby nie zgubić odpowiedzi do kandydata.
Sześć sygnałów, że arkusz przestał wystarczać
Poniższe sytuacje pojawiają się zwykle jedna po drugiej.
- Czytasz więcej niż trzydzieści CV na jedno ogłoszenie i po drugiej godzinie przestajesz je porównywać rzetelnie.
- Dwie osoby edytują ten sam plik i nikt nie wie, która wersja jest aktualna.
- Kandydat pyta o status, a ty musisz przeszukać skrzynkę, żeby odpowiedzieć.
- Prowadzisz kilka rekrutacji naraz i ten sam kandydat pasuje do dwóch z nich, ale arkusz tego nie pokazuje.
- Dane osobowe kandydatów leżą w plikach, w poczcie i na dysku, a nikt nie pilnuje, kiedy je usunąć.
- Szef pyta, ile trwa średnio rekrutacja i skąd przychodzą najlepsi kandydaci, a odpowiedź wymaga godziny liczenia.
Jeśli rozpoznajesz trzy z nich, arkusz kosztuje cię więcej, niż kosztowałby system.
Rachunek czasu: ile kosztuje ręczna selekcja CV
Policz to na własnych liczbach. Przykład: rekrutujesz osiem stanowisk w miesiącu, na każde przychodzi 50 CV, a przeczytanie i ocena jednego zajmuje średnio cztery minuty. To 400 CV i około 27 godzin miesięcznie samej selekcji. Przy godzinie pracy rekrutera wycenionej na 80 zł daje to ponad 2 100 zł miesięcznie. Plan Zespół w Lepsi kosztuje 1 490 zł netto i obejmuje 15 aktywnych rekrutacji oraz 1 500 ocen CV. Nie obiecujemy, że system zastąpi czytanie, bo finalnego wyboru dokonuje człowiek, ale ranking z uzasadnieniem pozwala czytać dokładnie tylko te CV, które mają szansę. Do własnego rachunku potrzebujesz trzech liczb: ile CV dostajesz, ile minut zajmuje jedno i ile kosztuje godzina rekrutera. Szerzej o kosztach po stronie firmy pisaliśmy we wpisie koszt rekrutacji pracownika.
Czego Excel nie zrobi, a system ATS tak
Różnica nie leży w tabeli, bo tabelę da się zrobić wszędzie. Leży w tym, co dzieje się wokół niej. Formularz aplikacji zbiera CV w jednym miejscu, z klauzulą RODO. Model AI ocenia każde CV pod wymagania stanowiska i zwraca wynik od 0 do 100 z uzasadnieniem po polsku, listą braków i pytaniami na rozmowę. Etapy procesu widać na jednej tablicy, a dane są usuwane automatycznie po okresie z klauzuli. Opis metody znajdziesz na stronie analiza CV, a pełną listę możliwości w funkcjach systemu.
| Zadanie | Excel | System ATS |
|---|---|---|
| Zbieranie CV z ogłoszenia | ręcznie z poczty | formularz aplikacji w jednym miejscu |
| Ocena dopasowania | czytanie każdego CV | wynik 0 do 100 z uzasadnieniem |
| Praca zespołowa | jeden plik, ryzyko konfliktu wersji | wspólna tablica rekrutacji |
| RODO i usuwanie danych | ręczna kontrola | automatyczne usuwanie po okresie z klauzuli |
| Raport o czasie rekrutacji | liczenie ręczne | dane z etapów procesu |
| Koszt | zero zł, plus czas rekruterów | od 590 zł netto miesięcznie |
- Zbieranie CV z ogłoszenia
- Excelręcznie z poczty
- System ATSformularz aplikacji w jednym miejscu
- Ocena dopasowania
- Excelczytanie każdego CV
- System ATSwynik 0 do 100 z uzasadnieniem
- Praca zespołowa
- Exceljeden plik, ryzyko konfliktu wersji
- System ATSwspólna tablica rekrutacji
- RODO i usuwanie danych
- Excelręczna kontrola
- System ATSautomatyczne usuwanie po okresie z klauzuli
- Raport o czasie rekrutacji
- Excelliczenie ręczne
- System ATSdane z etapów procesu
- Koszt
- Excelzero zł, plus czas rekruterów
- System ATSod 590 zł netto miesięcznie
Ogłoszenie z widełkami przed pierwszym CV
Ranking CV działa dobrze, gdy wymagania i wynagrodzenie są jasne od początku. Jeśli widełki na stanowisko ustalasz na oko, pomoże wartościowanie stanowisk, na przykład w narzędziu do siatki płac i wartościowania stanowisk, a dopiero potem ogłoszenie i selekcja. Dobre ogłoszenie opisuje wpis jak napisać ogłoszenie o pracę.
Jak sprawdzić, czy system się u ciebie zwróci
Weź ostatnią rekrutację, która dała dużo aplikacji. Wrzuć dziesięć CV, które już oceniłeś ręcznie, i porównaj ranking z własnym. Jeśli pierwsza piątka się pokrywa, a uzasadnienia są sensowne, system oszczędzi ci czas. Jeśli nie, nie kupuj. Ocenę jednego CV możesz sprawdzić w demo na stronie głównej, a przy wyborze dostawcy przyda się lista pytań do dostawcy ATS. Małym firmom opisujemy to na stronie ATS dla małej firmy.
Czy Excel wystarczy do rekrutacji?
Excel wystarcza przy kilku rekrutacjach rocznie i kilkunastu CV na ogłoszenie. Przy większej skali traci się czas na czytanie CV, trudno pilnować RODO i pracować zespołowo, więc lepszy jest system ATS.
Od ilu CV warto kupić system ATS?
Orientacyjnie, gdy na jedno ogłoszenie przychodzi kilkadziesiąt CV albo rekrutujesz kilka razy w miesiącu. Wtedy czas selekcji jest większym kosztem niż abonament, od 590 zł netto miesięcznie w Lepsi.
Czy system ATS jest drogi dla małej firmy?
Dla małej firmy plan Start kosztuje 590 zł netto miesięcznie i obejmuje 3 aktywne rekrutacje oraz 300 ocen CV. Przy rozliczeniu rocznym z góry to 295 zł netto miesięcznie.
Czy mogę zacząć od Excela i przejść na ATS później?
Tak. Kandydatów z arkusza możesz przenieść do systemu, a nowe rekrutacje prowadzić już w nim. Eksport z systemu do CSV i XLSX działa w drugą stronę.