Co ustalić, zanim zalogujesz się do systemu
Trzy rzeczy. Po pierwsze, kto jest właścicielem procesu: jedna osoba, która ma prawo decydować o formularzu, etapach lejka i szablonach wiadomości. Po drugie, jakie rekrutacje są aktywne i które z nich warto przenieść, a które dokończyć po staremu. Po trzecie, jak wygląda dziś klauzula RODO w ogłoszeniach i jak długo trzymasz CV. Bez tych odpowiedzi wdrożenie rozciąga się o dyskusje, a nie o pracę w systemie.
Plan wdrożenia ATS dzień po dniu
- Dzień 1: założenie konta, wybór planu, dodanie członków zespołu i ustalenie ról rekrutera oraz hiring managera.
- Dzień 2: konfiguracja lejka. Zostaw etapy, których naprawdę używasz, na przykład nowe zgłoszenie, rozmowa, oferta, zatrudniony.
- Dzień 3: pierwsza rekrutacja z wymaganiami stanowiska zapisanymi punktami. To od nich zależy jakość oceny CV, więc poświęć im czas.
- Dzień 4: formularz aplikacji z klauzulą RODO i link do publikacji w ogłoszeniach oraz na stronie kariery.
- Dzień 5: wgranie CV, które już masz, i pierwszy ranking. Porównaj go z własną intuicją i sprawdź, czy uzasadnienia mają sens.
- Dzień 6: szablony e-maili, na przykład potwierdzenie aplikacji, zaproszenie na rozmowę, odmowa.
- Dzień 7: przegląd z zespołem. Co działa, czego brakuje, które kolejne rekrutacje przenieść.
Co przenieść ze starego arkusza, a co zostawić
Nie przenoś całej historii. Kandydaci z zamkniętych rekrutacji sprzed lat zwykle nie mają zgody na dalsze przetwarzanie, więc ich import tworzy ryzyko, a nie wartość. Przenieś rekrutacje aktywne i tych kandydatów, którzy wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach. Resztę zarchiwizuj poza systemem zgodnie z okresem z klauzuli. Dzięki temu baza od początku jest czysta, a automatyczne usuwanie danych po terminie działa na dobrych podstawach. Jeśli zastanawiasz się, czy w ogóle odejść od arkusza, zobacz artykuł ATS czy Excel w rekrutacji.
Pułapki, które wydłużają wdrożenie
Pierwsza to zbyt rozbudowany lejek, z kilkunastoma etapami, których nikt nie aktualizuje. Druga to wymagania stanowiska napisane ogólnikami, co daje płaskie oceny CV i frustrację zespołu. Trzecia to brak właściciela, kiedy każdy dopisuje własne reguły. Czwarta to uruchamianie kilku rekrutacji naraz, zanim zespół oswoi się z jedną. Piąta to wybór systemu, który wymaga rozmów handlowych, integracji i szkoleń, bo wtedy tydzień zamienia się w kwartał. Jak ocenić dostawców pod tym kątem, opisuje poradnik jak wybrać system ATS.
Jak rozdzielić role rekrutera i hiring managera
Rekruter prowadzi lejek, czyta oceny CV, kontaktuje się z kandydatami i pilnuje terminów. Hiring manager, czyli przyszły przełożony, ocenia dopasowanie merytoryczne krótkiej listy i podejmuje decyzję o ofercie. Najczęstszy błąd to wpuszczenie hiring managera do pełnej bazy, zamiast pokazania mu kilku najlepiej dopasowanych kandydatur z uzasadnieniem oceny. Dzięki rankingowi rozmowa z przełożonym zaczyna się od konkretów: kto spełnia wymagania, czego brakuje i o co dopytać. Ustal też zasadę czasu reakcji, na przykład odpowiedź hiring managera w dwa dni robocze, bo to opóźnienia po jego stronie najczęściej kosztują firmę dobrych kandydatów. Zapisz tę zasadę w lejku, żeby wszyscy widzieli, na którym etapie stoi każda kandydatura.
Po czym poznasz, że wdrożenie się udało
Mierz trzy rzeczy po pierwszym miesiącu: czas od aplikacji do pierwszej reakcji, czas pierwszej selekcji jednej rekrutacji oraz to, czy hiring managerowie wchodzą do systemu, zamiast prosić o pliki w mailu. Jeśli pierwsza selekcja trwa wyraźnie krócej niż wcześniej, a zespół korzysta z jednego miejsca na dane kandydatów, wdrożenie zadziałało. Dobrze też sprawdzić, czy ocena AI jest dla rekrutera podpowiedzią, a nie wyrokiem. W Lepsi o odrzuceniu zawsze decyduje człowiek, a każda ocena ma uzasadnienie.
Co dalej, gdy rekrutacja się kończy
Po zatrudnieniu zaczyna się kolejny proces: wdrożenie nowej osoby, czyli umowa, szkolenia i ustalenie godzin pracy. Przy zmianowych zespołach warto od razu ułożyć grafik zgodny z Kodeksem pracy, na przykład w narzędziu takim jak grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy, żeby pierwszy miesiąc nowego pracownika nie zaczynał się od chaosu. Sam ATS kończy swoją rolę, gdy kandydat przechodzi do etapu zatrudniony.
Ile trwa wdrożenie systemu ATS?
W małej lub średniej firmie z systemem samoobsługowym od kilku dni do dwóch tygodni. Dłużej trwa tylko wtedy, gdy potrzebujesz integracji zamawianych u dostawcy albo szkoleń dla dużego zespołu. W Lepsi konto zakładasz sam, a pierwszą rekrutację uruchamiasz w jeden dzień.
Kto powinien odpowiadać za wdrożenie ATS?
Jedna osoba z działu HR lub rekrutacji, z mandatem do decyzji o lejku, formularzu i szablonach. Zespół techniczny lub IT bywa potrzebny tylko do publikacji linku na stronie kariery.
Czy trzeba przenosić dane z Excela do ATS?
Tylko aktywne rekrutacje i kandydatów, którzy zgodzili się na udział w przyszłych procesach. Resztę zarchiwizuj zgodnie z okresem z klauzuli RODO.
Ile kosztuje wdrożenie ATS?
W Lepsi nie ma opłaty wdrożeniowej. Płacisz abonament od 590 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej połowę tej kwoty miesięcznie.